Sites-DE-Site

Postup podávání stížností v systému stížností a oznamování

1. Úvodem

Jako globálně působící společnost máme povinnost a sebevědomí jednat odpovědně a v souladu se zákonem. Důležitou součástí systému řízení shody společnosti Takko je systém stížností a oznamování. Tyto oznamovací kanály umožňují, aby vaše oznámení bylo sděleno odpovědnému pracovišti ve společnosti Takko.

2. Definice pojmů

Pojem dodavatelský řetězec, jak je definován v německém zákoně o povinnosti dodavatelského řetězce (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG), se vztahuje na všechny výrobky a služby skupiny Takko. Zahrnuje všechny kroky v Německu i v zahraničí, které jsou nutné k výrobě výrobků a poskytování služeb, počínaje těžbou surovin a konče dodáním konečnému zákazníkovi, a zahrnuje činnost dotčené společnosti skupiny Takko ve vlastní oblasti podnikání, činnost přímého dodavatele a činnost nepřímého dodavatele.

Pojem "vlastní obchodní činnost" zahrnuje všechny činnosti společnosti k dosažení jejího cíle. Patří sem každá činnost při výrobě a využití výrobků a při poskytování služeb bez ohledu na to, zda je prováděna v místě v Německu nebo v zahraničí. U přidružených společností je společnost ve skupině zahrnuta do vlastní činnosti mateřské společnosti, pokud mateřská společnost vykonává rozhodující vliv na společnost ve skupině.

Pod pojmem přímý dodavatel se rozumí osoba, která je smluvním partnerem pro dodávky zboží nebo poskytování služeb, jejichž dodávky jsou nezbytné pro výrobu výrobku skupiny Takko nebo pro poskytování a využívání dané služby.

Nepřímým dodavatelem je každá společnost, která není přímým dodavatelem a jejíž subdodávky jsou nezbytné pro výrobu výrobku dotčené společnosti skupiny Takko nebo pro poskytování a využívání dotčené služby.

3. Kdo může být oznamovatelem?

Systém stížností můžete využít jako zaměstnanec společnosti Takko nebo jako externí osoba, pokud jste potenciálně dotčeni porušováním lidských práv a životního prostředí ve vlastní oblasti podnikání dotčené společnosti skupiny Takko nebo v přímém či nepřímém dodavatelském řetězci příslušné dotčené společnosti skupiny Takko. Oznamovateli mohou být následující osoby:

• Zaměstnanci (např. kmenoví zaměstnanci a dočasní pracovníci).

• Obchodní partneři (např. dodavatelé, poskytovatelé služeb a spolupracující partneři)

• Nepřímí dodavatelé

• Zákazníci

• Třetí strany (například migrující pracovníci, skupiny původních obyvatel, sezónní pracovníci)

4. Co můžete oznámit?

Pokud zjistíte riziko nebo porušení shody s předpisy, nabízíme vám možnost obrátit se na nás prostřednictvím systému stížností a oznamování a oznámit nám je. Můžete podávat hlášení o následujících rizicích nebo porušeních dodržování předpisů:

• Protiprávní jednání a opomenutí, za které lze uložit pokutu (trestné činy nebo přečiny);

• Rizika pro lidská práva a životní prostředí, jakož i porušení lidských práv a povinností v oblasti životního prostředí;

• Porušení interních směrnic společnosti.

Pokud využijete systém stížností a oznamování a podáte oznámení, budete komunikovat s odpovědnými pracovníky pro dodržování předpisů.

Pokud se vaše hlášení týká rizika souvisejícího s lidskými právy a životním prostředím nebo porušení povinností v oblasti lidských práv a životního prostředí, bude konzultováno s interním pracovníkem společnosti pro lidská práva.

Oznamovací kanál přímo přispívá k objasnění skutečností a řešení stížností. Proto jsou falešná obvinění a vědomě nepravdivé informace zakázány.

5. Rizika a přestupky v oblasti lidských práv a práv na ochranu životního prostředí

Podávat můžete oznámení o rizicích souvisejících s lidskými právy a životním prostředím, jakož i o problematice porušování lidských práv a povinností souvisejících s životním prostředím. Jedná se o následující rizika a porušení lidských práv:

• Dětská práce; vykořisťování dětí,

• Nucené práce a otroctví,

• Diskriminace na pracovišti, sexuální obtěžování, násilí,

• Nerespektování svobody sdružování,

• Zadržování důstojné místní (minimální) mzdy,

• Nadměrná pracovní doba,

• Místní porušování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci s riziky úrazů a ohrožení zdraví při práci,

• Není zajištěno bezpečné a zdravé pracovní prostředí,

• Právně závazný pracovní poměr; nejisté zaměstnání,

• Způsobování škodlivých změn půdy, znečištění vody a ovzduší, škodlivé emise hluku a nadměrná spotřeba vody,

• Nezákonné vystěhování; odnětí půdy, lesů, vod, jejichž užívání zajišťuje člověku obživu,

• Najímání nebo využívání soukromých a veřejných bezpečnostních pracovníků z důvodu, že poučení či kontrola ze strany společnosti při využívání bezpečnostních pracovníků jsou nedostatečné.

§ zákaz mučení a krutého, nelidského či ponižujícího zacházení není dodržován,

§ je ohrožován život nebo zdraví, nebo

§ je porušována svoboda sdružování a právo organizovat se.

Níže jsou uvedena rizika a porušení v oblasti environmentálních práv:

• Výroba výrobků s přídavkem rtuti, používání rtuti a jejích sloučenin ve výrobních procesech a zpracování odpadů rtuti,

• Výroba a používání perzistentních chemických látek,

• Neekologické nakládání s odpady, jejich sběr, skladování a odstraňování a vývoz a dovoz nebezpečných odpadů.

6. Oznamovací kanály a kontaktní osoby

Společnost Takko nabízí oznamovatelům různé kanály pro podávání oznámení. Zaměstnanci společnosti Takko i externí třetí strany se mohou kdykoli obrátit na pracovníka pro dodržování předpisů následujícím způsobem (rovněž anonymně):

• E-mailem: compliance@takko.de

• Online: https://www.takko.com/cs -cz/compliance.html

• Dopisem: Osobní / Důvěrné

Takko Fashion GmbH

Compliance Officer

Alfred-Krupp-Straße 21

48291 Telgte, Německo

• Telefonicky: +49 2504 923 100

Oznamovatelé, kteří jsou zaměstnanci společnosti Takko, se mohou kdykoli obrátit na následující osoby:

• Vedoucí pracovníci,

• Interní důvěryhodné osoby,

• Pracovníci pro dodržování předpisů,

• Pracovníci odpovědní za dodržování předpisů.

7. Externí oznamovací kanál

Oznámení organizaci Fair Wear Foundation lze podat místnímu pracovníkovi pro stížnosti v rámci Fair Wear. Hlášení lze podat písemně nebo ústně a také e-mailem na adrese complaints@fairwear.org nebo goemans@fairwear.org.

8. Oznámení lze podávat anonymně či veřejně

Online platforma zaručuje anonymitu oznamovatele, a tedy i anonymní podání oznámení. Sami se rozhodnete, zda chcete uvést své kontaktní údaje a jméno. Pokud podáte oznámení anonymně, Takko zaručuje anonymní kontakt a komunikaci.

Společnost Takko využije tento oznamovací kanál k tomu, aby si s oznamovatelem vyjasnila veškeré možné otázky, které mohou vyvstat při zpracování případu, a aby získala další informace.

9. Postup pro podávání stížností

Systém pro podávání stížností a oznamování je pro společnost Takko zásadním komunikačním kanálem, jehož prostřednictvím mohou oznamovatelé podávat oznámení. Oznámení vnímáme jako příležitost ke zlepšení. Proto každé oznámení komplexně zpracováváme, iniciujeme příslušná opatření a objasňujeme porušení právních předpisů.

Digitální oznamovací kanál umožňuje podat hlášení v národním jazyce. Prostřednictvím digitálního kanálu pro podávání zpráv můžete zprávu podat v textové podobě. Odpovědí na předem zvolené otázky nám popíšete skutečnosti. Žádáme vás, abyste poskytli podrobné informace o problému, který jste identifikovali.

Po obdržení stížnosti je o jejím přijetí informován odpovědný pracovník pro dodržování předpisů. Společnost Takko potvrdí oznamovateli přijetí stížnosti do pěti pracovních dnů. Oznamovatel obdrží přístupové údaje, které slouží jako přístupový klíč do systému stížností. Ten by měl oznamovateli umožnit kdykoli se informovat o stavu vyřizování a průběhu stížnosti.

Příchozí stížnosti prověřuje z hlediska věrohodnosti odpovědný pracovník oddělení Compliance. Pracovník oddělení Compliance pečlivě prověřuje každou stížnost a nezávisle a nestranně pracuje na objasnění skutečností.

Šetření je vždy důvěrné a týká se výhradně těch osob, které jsou nezbytné pro objasnění skutečností. Pracovník pro dodržování předpisů může vést důvěrné rozhovory se zaměstnanci, poskytovateli služeb nebo jinými osobami užitečnými pro objasnění skutečností.

Nakonec pracovník pro dodržování předpisů přezkoumá výsledek a rozhodne, zda existuje riziko nebo porušení povinností náležité péče v oblasti lidských práv a životního prostředí.

Pokud existuje riziko nebo porušení, společnost Takko přijme příslušná nápravná opatření.

Odpovědný pracovník pro dodržování předpisů vypracuje při komunikaci s vámi návrh na nápravu situace. Nápravná opatření, na kterých se s vámi dohodne, provedou příslušné dotčené společnosti skupiny Takko.

Společnost Takko informuje oznamovatele o výsledku a přijatých opatřeních nejpozději do tří měsíců od obdržení stížnosti. Budeme vás informovat o krocích a opatřeních, která již byla přijata a případně se ještě plánují. Upozorňujeme, že zveřejňujeme pouze informace, které jsou právně nezávadné a neohrožují interní nebo externí vyšetřování.

10. Postup pro podávání externích stížností

Při spolupráci s novými dodavateli společnost Takko dbá na to, aby bylo členství v organizaci Fair Wear Foundation a z něj vyplývající požadavky podrobně vysvětleny. To zahrnuje také proces podávání stížností. Na výrobních místech pověřených v příslušné zemi musí být vyvěšen informační list pro pracovníky Fair Wear. Místní pracovníci mají zaručen přístup k systému podávání stížností.

Proces vyřizování stížností v rámci systému Fair Wear zahrnuje následující kroky:

1. Přijetí stížnosti

2. Šetření

3. Náprava

4. Přezkoumání

5. Uzavření stížnosti: Vyřešeno nebo Uzavřeno.

Po obdržení stížnosti její přípustnost přezkoumá úředník pro stížnosti. Stížnost je přípustná, pokud se uskutečnila v jednom z výrobních závodů členských značek a týká se jednoho z osmi pracovních standardů Fair Wear.

O přípustnosti se rozhoduje během přezkoumání stížnosti. To znamená, že stížnost je zadána do systému a společnost Takko obdrží oznámení, že v některém z jejích výrobních závodů došlo ke stížnosti. Společnost Takko je poté povinna informovat obviněnou stranu, obvykle vedení závodu, a požádat o odpověď.

Společnost Takko oznámí společnosti Fair Wear odpověď obviněné strany. Pokud obviněná strana s obviněními nesouhlasí, společnost Fair Wear vypracuje plán vyšetřování. Pokud však s tvrzeními stěžovatele souhlasí, může stížnost postoupit přímo do fáze nápravy. V rámci šetření se rozhodne, zda je stížnost oprávněná, či nikoli, nebo zda není možné učinit žádný závěr. Tím se určí, jaké budou další kroky k nápravě.

Pokud je stížnost shledána oprávněnou, společnost Takko bude spolupracovat se svými výrobními závody na provedení nápravných opatření. Společnost Takko je odpovědná za realizaci plánu nápravy.

Organizace Fair Wear zkontroluje, zda bylo nápravné opatření skutečně provedeno a zda vyřešilo daný problém. Organizace Fair Wear rovněž požádá stěžovatele, aby zhodnotil, jak podle něj proces proběhl a zda je s výsledkem spokojen.

Nakonec je stížnost oficiálně uzavřena a její stav je označen jako "uzavřená" nebo "vyřešená".

V průběhu vyřizování stížností budeme na našich webových stránkách pravidelně zveřejňovat aktuální informace o průběhu vyřizování stížností. To má zajistit transparentnost vůči našim zúčastněným stranám.

11. Nápravná opatření

Pracovník odpovědný za dodržování předpisů vypracuje po konzultaci s oznamovatelem návrh nápravných opatření. Cílem nápravných opatření je zabránit porušování předpisů nebo je ukončit. Pokud to není možné, měl by se alespoň minimalizovat rozsah tohoto porušování.

Nápravná opatření lze zvážit zejména v případě, že došlo k porušení lidských práv nebo povinností v oblasti životního prostředí nebo takové porušení bezprostředně hrozí.

Patří mezi ně například vytvoření a zavedení plánovaného přístupu k řešení stížnosti, uplatnění odvětvových iniciativ nebo standardů, dočasné pozastavení nebo v krajním případě ukončení obchodního vztahu. Do určování těchto nápravných opatření mohou být zapojeni oznamovatelé, dotčené osoby nebo oficiální skupiny na ochranu zájmů.

12. Ochrana před znevýhodněním nebo trestem

Společnost Takko se zavazuje k zachování důvěrnosti a ochraně oznamovatelů. Je v zájmu společnosti Takko odhalovat a napravovat stížnosti, zavádět příslušná opatření, a tím předcházet dlouhodobým rizikům a porušování lidských práv a environmentálních požadavků.

Jako oznamovatele vás chráníme před diskriminací nebo trestem za podání stížnosti. Jako oznamovatel se nemusíte obávat žádných nepříznivých opatření, pokud jste své oznámení učinili v dobré víře a podle svého nejlepšího vědomí a svědomí.

Společnost Takko poskytuje ochranu pro zachování anonymity oznamovatelů v průběhu celého procesu vyřizování stížností, pokud oznamovatel o anonymitu požádá. Společnost Takko nepodniká žádné kroky ke zjištění totožnosti oznamovatele.

Společnost Takko se na tyto informace spoléhá, protože jedině tak může již v rané fázi komplexně čelit porušování lidských práv a povinností náležité péče v oblasti životního prostředí, jakož i porušování předpisů, a zjednat nápravu.

Společnost Takko si vyhrazuje právo podniknout právní kroky nebo disciplinární opatření proti oznamovatelům v případě zneužití systému stížností. Systém stížností by proto měl být využíván pouze svědomitě a zodpovědně.

13. Ochrana třetích osob

Pokud se informace týkají třetích osob, které jsou s oznamovatelem propojeny a mohly by být postiženy případnou odvetou v profesním kontextu, chráníme i tyto třetí osoby. Identitu třetích osob chráníme v rámci zákonných požadavků.