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Beschwerdeverfahren zum Beschwerde- und Hinweisgebersystem

1. Einführung

Als weltweit agierendes Unternehmen[1] haben wir die Verpflichtung und das Selbstverständnis, verantwortungsvoll und rechtmäßig zu handeln. Wesentlicher Teil des Takko-Compliance-Management-Systems ist das Beschwerde- und Hinweisgebersystem. Diese Meldekanäle ermöglichen die Kommunikation Ihrer Meldung an die zuständige Stelle bei Takko.

2. Begriffsbestimmungen

Der Begriff der Lieferkette bezieht sich im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) auf alle Produkte und Dienstleistungen der Takko-Gruppe. Sie umfasst alle Schritte im In- und Ausland, die zur Herstellung der Produkte und zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind, angefangen von der Gewinnung der Rohstoffe bis zu der Lieferung an den Endkunden und erfasst das Handeln einer betroffenen Gesellschaft der Takko-Gruppe im eigenen Geschäftsbereich, das Handeln eines unmittelbaren Zulieferers und das Handeln eines mittelbaren Zulieferers.

Der Begriff des eigenen Geschäftsbereiches erfasst jede Tätigkeit des Unternehmens zur Erreichung des Unternehmensziels. Erfasst ist damit jede Tätigkeit zur Herstellung und Verwertung von Produkten und zur Erbringung von Dienstleistungen, unabhängig davon, ob sie an einem Standort im In- und Ausland vorgenommen wird. In verbundenen Unternehmen zählt zum eigenen Geschäftsbereich der Obergesellschaft eine konzernangehörige Gesellschaft, wenn die Obergesellschaft auf die konzernangehörige Gesellschaft einen bestimmenden Einfluss ausübt.

Der Begriff des unmittelbaren Zulieferers bezeichnet jemanden, der als Vertragspartner über die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen, dessen Zulieferungen für die Herstellung des Produktes der Takko-Gruppe oder zur Erbringung und Inanspruchnahme der betreffenden Dienstleistung notwendig sind.

Ein mittelbarer Zulieferer ist jedes Unternehmen, das kein unmittelbarer Zulieferer ist und dessen Zulieferung für die Herstellung des Produktes einer betroffenen Gesellschaft der TakkoGruppe oder zur Erbringung und Inanspruchnahme der betreffenden Dienstleistung notwendig sind.

3. Wer kann Hinweisgeber sein?

Das Beschwerdesystem können Sie als Takko-Beschäftigter oder als externe Person nutzen, wenn Sie im eigenen Geschäftsbereich einer betroffenen Gesellschaft der Takko-Gruppe oder in der unmittelbaren bzw. mittelbaren Lieferkette einer jeweils betroffenen Gesellschaft der Takko-Gruppe potentiell von Menschenrechts- und Umweltverletzungen betroffen sind.

Hinweisgeber können folgende Personen sein:

• Beschäftigte (etwa Mitarbeitende und Leiharbeitnehmer)

• Geschäftspartner (etwa Lieferanten, Dienstleister und Kooperationspartner)

• Mittelbare Zulieferer

• Kunden

• Dritte Personen (etwa Wanderarbeiter, Indigene Gruppen, saisonale Arbeitskräfte)

4. Was können Sie melden?

Sofern Sie ein Compliance-Risiko oder einen Compliance-Verstoß erkennen, bieten wir über das Beschwerde- und Hinweisgebersystem die Möglichkeit, an uns heranzutreten und uns diese Hinweise mitzuteilen. Meldungen zu folgenden Compliance-Risiken oder ComplianceVerstößen können Sie einreichen:

• Rechtswidrige Handlungen und Unterlassungen, welche mit einer Strafe oder Bußgeld bedroht sind (Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten);

• Menschenrechtliche- und umweltbezogene Risiken sowie Verstöße gegen Menschenrechte und umweltbezogene Pflichten;

• Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien.

Sofern Sie das Beschwerde- und Hinweisgebersystem nutzen und eine Meldung einreichen, kommunizieren Sie mit den zuständigen Compliance-Mitarbeitenden sowie dem ComplianceBeauftragten.

Bezieht sich Ihre Meldung auf ein menschenrechtliches- und umweltbezogenes Risiko oder auf einen Verstoß gegen Menschenrechte und umweltbezogene Pflichten, wird der unternehmensinterne Menschenrechtsbeauftragte hinzugezogen.

Der Meldekanal trägt unmittelbar zur Sachverhaltsaufklärung sowie Lösung von Missständen bei. Daher sind falsche Anschuldigungen sowie wissentlich falsche Informationen untersagt.

5. Risiken und Verstöße im Bereich Menschen- und Umweltrechte

Sie können Meldungen über menschenrechtliche- und umweltbezogene Risiken sowie Verstöße gegen Menschenrechte und umweltbezogene Pflichten abgeben. Folgende Risiken und Verstöße im Bereich Menschenrechte:

• Kinderarbeit; Ausbeutung von Kindern,

• Zwangsarbeit und Sklaverei,

• Diskriminierung am Arbeitsplatz, sexuelle Belästigung, Gewalt,

• Missachtung der Koalitionsfreiheit,

• Vorenthaltung eines angemessenen lokalen (Mindest-)Lohns,

• Überlange Arbeitszeiten,

• Lokale Arbeitsschutzverstöße mit Unfall- und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren,

• Kein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld,

• Rechtsverbindliches Beschäftigungsverhältnis; Keine prekäre Beschäftigung,

• Herbeiführen einer schädlichen Bodenveränderung, Gewässer- und Luftverunreinigung, schädliche Lärmemission und übermäßiger Wasserverbrauch,

• Widerrechtliche Zwangsräumung; Entzug von Land, Wäldern, Gewässern, deren Nutzung die Lebensgrundlage einer Person sichert,

• Beauftragung oder Nutzung von privater und öffentlicher Sicherheitskräfte, sofern aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle seitens des Unternehmens bei dem

Einsatz der Sicherheitskräfte

§ das Verbot von Folter und grausamer, unmenschlicher oder erniedrigender Behandlung missachtet wird,

§ Leib oder Leben verletzt werden oder

§ die Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit beeinträchtigt werden.

Folgende Risiken und Verstöße im Bereich Umweltrechte:

• Herstellung von mit Quecksilber versetzten Produkten, Verwendung von Quecksilber und Quecksilberverbindungen bei Herstellungsprozessen und Behandlung von Quecksilberabfällen,

• Produktion und Verwendung von persistenten Chemikalien,

• Nicht umweltgerechte Handhabung, Sammlung, Lagerung und Entsorgung von Abfällen sowie Ausfuhr und Einfuhr von gefährlichen Abfällen.

6. Meldekanäle und Ansprechpartner

Zur Abgabe von Meldungen bietet Takko Hinweisgebern unterschiedliche Meldekanäle an. Sowohl Takko-Beschäftigte als auch externe Dritte können den Compliance-Officer jederzeit wie folgt kontaktieren (auch anonym):

• Per E-Mail: compliance@takko.de



Online:

company.takko.com/hinweisgebersystem



Per Brief:

Persönlich / vertraulich

Takko Fashion GmbH

Compliance Officer

Alfred-Krupp-Straße 21

48291 Telgte Deutschland

• Per Telefon: +49 2504 923 100

Hinweisgeber als Takko-Beschäftigte können sich jeder Zeit an folgende Personen wenden:

• Führungskräfte,

• Unternehmensinterne Vertrauenspersonen,  Compliance Mitarbeitende,  Compliance-Officer.

7. Externer Meldekanal

Meldungen bei der Fair Wear Foundation können bei einem örtlichen Fair Wear-Beschwerdesachberarbeiter eingereicht werden. Meldungen können in schriftlicher oder mündlicher Form sowie per E-Mail-Adresse über complaints@fairwear.org oder goemans@fairwear.org eingereicht werden.

8. Meldungen können anonym und öffentlich erfolgen

Die online basierte Plattform gewährleistet die Anonymität des Hinweisgebers und somit die anonyme Abgabe Ihrer Meldung. Sie entscheiden, ob Sie Ihre Kontaktdaten sowie Namen angeben. Sofern Sie Meldungen anonym abgeben, gewährleistet Takko die anonyme Kontaktaufnahme und Kommunikation.

Takko wird diesen Meldekanal nutzen, um mit dem Hinweisgeber mögliche für die Fallbearbeitung entstehende Rückfragen zu klären sowie weitere Informationen einzuholen.

9. Beschwerdeverfahren

Das Beschwerde- und Hinweisgebersystem ist für Takko ein wesentlicher Kommunikationskanal, durch den Hinweisgeber Meldungen abgeben können. Meldungen nehmen wir als Chance zur Verbesserung wahr. Daher bearbeiten wir jede Meldung umfassend, leiten entsprechende Maßnahmen ein und klären Rechtsverletzungen auf.

Der digitale Meldekanal ermöglicht die Abgabe Ihrer Meldung in Ihrer Landessprache. Die Meldung können Sie über den digitalen Meldeweg in Textform abgeben. Durch das Beantworten der vorausgewählten Fragen beschreiben Sie uns den Sachverhalt. Wir bitten um detaillierte Angaben zu Ihrem festgestellten Missstand.

Nach Eingang der Beschwerde wird der zuständige Compliance Mitarbeiter über den Eingang der Beschwerde informiert. Takko bestätigt dem Hinweisgeber den Eingang der Beschwerde innerhalb von fünf Werktagen.

Der Hinweisgeber erhält Zugangsdaten, die als Zugangsschlüssel zum Beschwerdesystem dienen. Dadurch soll der Hinweisgeber zu jeder Zeit die Möglichkeit haben, sich über den Bearbeitungsstand und -fortschritt der Beschwerde zu informieren.

Eingehende Beschwerden werden vom zuständigen Compliance Mitarbeiter auf Plausibilität geprüft. Der Compliance Mitarbeiter prüft jede Beschwerde sorgfältig und arbeitet unabhängig und unvoreingenommen an der Aufklärung des Sachverhalts.

Die Untersuchung erfolgt stets vertraulich und beschränkt sich ausschließlich auf diejenigen Personen, die für die Sachverhaltsaufklärung notwendig sind. Der Compliance Mitarbeiter kann vertrauliche Gespräche mit Mitarbeitern, Dienstleistern oder anderen Personen führen, die für die Untersuchung des Sachverhalts dienlich sind.

Abschließend überprüft der Compliance Officer das Ergebnis und entscheidet, ob ein Risiko oder ein Verstoß gegen menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten vorliegt. Sofern ein Risiko oder ein Verstoß vorliegt, ergreift Takko angemessene Abhilfemaßnahmen.

Der zuständige Compliance-Mitarbeiter erarbeitet im Austausch mit Ihnen einen Vorschlag, der zur Abhilfe dienen soll. Die mit Ihnen vereinbarten Abhilfemaßnahmen werden von den jeweils betroffenen Gesellschaften der Takko-Gruppe umgesetzt.

Takko informiert den Hinweisgeber über das Ergebnis und die Maßnahmen spätestens drei Monate ab Zugang der Beschwerde. Wir informieren Sie über die Schritte und Maßnahmen, die bereits ergriffen wurden und ggf. noch geplant sind. Zu beachten ist, dass wir lediglich die Informationen preisgeben, die rechtlich insoweit unkritisch sind und interne bzw. externe Untersuchungen nicht gefährden. 10. Externes Beschwerdeverfahren

Takko stellt bei der Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten sicher, dass die Mitgliedschaft in der Fair Wear Foundation und die daraus resultierenden Anforderungen detailliert erklärt werden. Dies beinhaltet auch den Beschwerdeprozess. Die in dem jeweiligen Land beauftragten Produktionsstätten müssen das Arbeitnehmerinformationsblatt der Fair Wear aushängen. Den Beschäftigten vor Ort wird der Zugang zu dem Beschwerdesystem gewährleistet.

Der Bearbeitungsprozess des Beschwerdesystems der Fair Wear umfasst folgende Schritte:

1. Erhalt einer Beschwerde

2. Untersuchung

3. Sanierung

4. Überprüfung

5. Abschluss einer Beschwerde: Gelöst oder Geschlossen.

Nach Eingang einer Beschwerde wird deren Zulässigkeit durch den Beschwerdesachbearbeiter geprüft. Eine Beschwerde ist zulässig, wenn sie an einem der Produktionsstandorte der Mitgliedsmarken erfolgt und sich auf einen der acht Arbeitsstandards von Fair Wear bezieht.

Die Zulässigkeit wird während der Prüfung der Beschwerde entschieden. Dies bedeutet, dass die Beschwerde in das System eingegeben wird und Takko eine Benachrichtigung erhält, dass an einem ihrer Produktionsstandorte eine Beschwerde aufgetreten ist. Takko ist dann verpflichtet, die beschuldigte Partei, in der Regel die Fabrikleitung, zu informieren und um eine Antwort zu bitten.

Takko teilt Fair Wear die Reaktion der beschuldigten Partei mit. Sollte die beschuldigte Partei mit den Vorwürfen nicht einverstanden sein, wird Fair Wear einen Ermittlungsplan erstellen. Wenn sie jedoch den Ansprüchen des Beschwerdeführers zustimmen, kann die Beschwerde direkt in die Sanierungsphase übergehen.

Bei der Untersuchung wird entschieden, ob die Beschwerde begründet ist oder nicht, oder ob keine Schlussfolgerung möglich ist. Dadurch wird festgelegt, wie die nächsten Sanierungsschritte aussehen.

Wenn sich herausstellt, dass eine Beschwerde begründet ist, wird Takko gemeinsam mit ihren Produktionsstandorten die Abhilfemaßnahmen umsetzen. Takko ist für die Umsetzung des Sanierungsplans verantwortlich.

Fair Wear wird überprüfen, ob die Abhilfemaßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden und ob sie das vorliegende Problem gelöst haben. Fair Wear wird den Beschwerdeführer außerdem bitten, den Verlauf des Prozesses seiner Meinung nach zu bewerten und zu fragen, ob er mit dem Ergebnis zufrieden ist.

Abschließend wird die Beschwerde offiziell abgeschlossen und ihr Status wird als „geschlossen“ oder „geklärt“ gekennzeichnet.

Während des Beschwerdebearbeitungsprozesses werden wir regelmäßig Aktualisierungen zum Beschwerdeprozess auf unserer Website veröffentlichen. Dadurch soll Transparenz gegenüber unseren Stakeholdern gewährleistet werden.

11. Abhilfemaßnahmen

Der Compliance-Mitarbeiter erarbeitet im Austausch mit dem Hinweisgeber einen Vorschlag, der zur Abhilfe dienen soll. Ziel von Abhilfemaßnahmen ist, den Verstoß bzw. die Verletzung zu verhindern bzw. zu beenden. Ist dies nicht möglich, soll das Ausmaß zumindest minimiert werden. Insbesondere bei Feststellung einer eingetretenen oder unmittelbar bevorstehenden Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten kommen Abhilfemaßnahmen in Betracht.

Dazu zählen beispielsweise die Erstellung und Umsetzung eines terminierten Konzepts zur Lösung der Missstände, die Anwendung von Brancheninitiativen oder Branchenstandards, die temporäre Aussetzung oder als letztes Mittel der Abbruch einer Geschäftsbeziehung. Hinweisgeber, betroffene Personen oder offizielle Interessensvertretungen können in die Festlegung solcher Abhilfemaßnahmen einbezogen werden. 12. Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafungen

Takko verpflichtet sich zur Vertraulichkeit und zum Schutz von Hinweisgebern. Es ist im Interesse von Takko, Missstände aufzudecken und abzustellen, geeignete Maßnahmen zu implementieren und dadurch langfristig Risiken sowie Verletzungen gegen menschenrechtliche- und umweltbezogene Vorgaben vorzubeugen.

Wir schützen Sie als Hinweisgeber vor Benachteiligungen oder Bestrafungen aufgrund einer Beschwerde. Als Hinweisgeber haben Sie keine nachteiligen Maßnahmen zu befürchten, soweit Sie im guten Glauben und nach bestem Wissen und Gewissen Ihre Meldung abgegeben haben.

Takko gewährleistet den Schutz zur Wahrung der Anonymität von Hinweisgebern über den gesamten Bearbeitungsprozess einer Beschwerde, sofern der Hinweisgeber die Wahrung der Anonymität verlangt. Takko unternimmt keine Maßnahmen zur Identifizierung der Identität des Hinweisgebers.

Takko ist auf diese Hinweise angewiesen, denn nur so kann Takko Verletzungen menschenrechts- und umweltbezogener Sorgfaltspflichten sowie Compliance-Verstößen umfassend frühzeitig entgegenwirken und abstellen.

Für den Fall eines Missbrauchs des Beschwerdesystems behält sich Takko rechtliche Schritte oder disziplinarische Maßnahmen gegen Hinweisgeber vor. Das Beschwerdesystem sollte daher ausschließlich gewissenhaft und verantwortungsbewusst genutzt werden.

13. Schutz Dritter Personen

Sofern Dritte von den Hinweisen erfasst sind, die mit dem Hinweisgeber in Verbindung stehen und in einem beruflichen Kontext mögliche Repressalien erleiden könnten, schützen wir diese Dritten Personen ebenfalls. Die Identität Dritter Personen schützen wir im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.